דיוק בהגדרת הבעיה
כל ניתוח ומיפוי מערכתי קשור בבעיה מורכבת. חשוב מאוד לדייק בהגדרת הבעיה משום שהיא קובעת את היקף המערכת שיש לנתח ואת אופי הניתוח. אולם הנטייה האנושית היא להקדיש זמן מועט להבנת הבעיה ולדלג במהירות למציאת הפתרונות.
אלברט איינשטיין אמר כי "אם הייתה לי שעה לפתור בעיה שחיי תלויים בה, הייתי משקיע 55 דקות בהבנתה וחמש דקות בפתרונה". גם החוקרת דניאלה פאפי-ת'ורנטון, במאמרה "Tackling Heropreneurship",[1] קוראת תיגר על הנטייה האנושית למהר לעסוק בפתרונות שמאפיינת יזמים חברתיים, וסבורה כי כדי לייצר פתרונות אפקטיביים יש לפתח תחילה ידע מקיף ועמוק על הבעיה. לשם כך יש לצלול להבנה מעמיקה יותר של המערכת שבה הבעיה ממוקמת, הכוללת זיהוי של מרכיביה, הקשרים ביניהם ומטרתה הכוללת. כך אפשר להבין את הגורמים העומדים בבסיס הבעיה המורכבת ולצפות את ההשלכות הנרחבות שיכולות להיות לבחירה בפתרון נקודתי ולא מדויק. במילים אחרות, סוג זה של חשיבה מאפשר להוביל שינוי במשנה זהירות מבלי לאמץ "פתרונות פלסטר", שאינם פותרים את הבעיה מהשורש ואף עלולים להחמיר אותה ולגרום לבזבוז משאבים מיותר.
הגדרת גבולות המערכת
מערכות מתקיימות תמיד בתוך סביבה, הן בעלות גבולות והתנהגויות ואינן סטטיות, אלא משתנות תדיר. תרשים 2 מציג תיאור סכמטי של המערכת וחלקיה ברגע נתון של ניתוח מערכתי. כמו כן, מערכות אינן מתקיימות בריק ויש להן אינטראקציה עם סביבתן. החשיבה המערכתית מאפשרת קודם כל הבנה ותיחום של הבעיה, הן ביחס לסביבה שבה היא מתקיימת והן ביחס למאפיינים של המערכת שבתוכה היא מצויה. הגדרת גבולות הגזרה של המערכת מסייעת לנו להבין מה נמצא "בתוך" המערכת ומה בסביבה החיצונית לה. כאן טמון המפתח למיפוי המערכת והבנתה, ובשלב מאוחר יותר, למציאת פתרונות להובלת שינוי.
כדי להתחיל למפות את המערכת הסובבת את הבעיה המורכבת, יש להגדיר תחילה את גבולותיה. למשל, אם הבעיה היא פערים מגדריים בלימודי ה-STEM[2] בגילי בתי ספר יסודיים, אין צורך במיפוי של כלל מערכת החינוך.
בהקשר זה, חשוב לומר כי תיחום גבולות המערכת הוא תהליך איטרטיבי הנגזר מעולם הבעיה בה אנו עוסקים, ולכן קשה להצביע על קריטריונים ברורים של "עשה ואל תעשה" בנוגע לתהליך זה. אולם מדובר בשלב קריטי, שכן הבנת גבולות הבעיה חשובה להבנת המערכת אך גם לגיבוש פתרונות בשלב הבא. בסופו של דבר, גבולות הבעיה וגבולות המערכת שבה היא נתונה, מוגדרים בתהליך משולב של הבנת גורמי השורש, אלו שמענה להם יביא לשינוי משמעותי במערכת. תהליך זה צריך להיות מבוסס נתונים, ולשלב בתוכו גם את זיהוי השיקולים המכריעים כגון: ההיתכנות לביצוע השינוי, הזמן שיידרש לכך, הערך המוסף הייחודי שמביא איתו הגורם המוביל את השינוי, שיקולים ערכיים ועוד. בנוסף, לכל מערכת יש תשומות (משאבים, הון אנושי, תפיסות שנכנסות לזירת המערכת) וגם תפוקות (תוצרים או תוצאות של המערכת – בדוגמה שלנו בוגרי מערכת החינוך), שגם אותן חשוב לאתר, לזהות ולהגדיר במסגרת תהליך המיפוי.